Dans le monde professionnel, il est essentiel d’avoir des échanges constructifs entre l’employeur et ses salariés pour permettre un bon fonctionnement général de l’entreprise. La loi impose la mise en place obligatoire d’un entretien pour permettre l’employabilité du salarié dans l’entreprise.

Mais que signifie exactement l’entretien professionnel obligatoire ? Quelles sont ses conditions ? A quoi sert-t-il pour l’employeur, comme pour le salarié ? Et quelles sanctions sont encourues s’il n’est pas respecté ? Suivez le guide !

Qu’est-ce que l’entretien professionnel obligatoire ?

L’entretien professionnel obligatoire est un moment d’échange entre l’employeur et son collaborateur, axé sur le projet professionnel du salarié. C’est une pratique de gestion des compétences du salarié et de développement de son employabilité (c’est-à-dire la capacité du salarié à trouver et conserver un emploi).

Ce rendez-vous obligatoire permet ainsi d’envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualification, d’emploi et des compétences, et les formations pouvant y contribuer. Il permet de répondre à la fois aux besoins du salarié (évolution, formation, projet) et à ceux de l’entreprise (stratégie, plan de formation).

Utile pour recenser et analyser les besoins du salarié afin de le rendre acteur de son évolution professionnelle, cet entretien n’est pas là pour évaluer ou juger sa performance dans son poste de travail. C’est plutôt une occasion de co-piloter avec son entreprise, son projet professionnel, en conciliant les envies du salarié à la stratégie de développement de l’entreprise. Si un technicien souhaite devenir chef de projet, c’est une opportunité pour en parler.

Les conditions de l’entretien professionnel obligatoire

L’entretien professionnel obligatoire a lieu au minimum tous les deux ans (à partir de la date d’entrée dans l’entreprise ou de celle du précédent entretien) et concerne tous les salariés après deux ans d’ancienneté dans l’entreprise, quel que soit leur contrat de travail, au sein de toutes les entreprises, de toute taille et de tous secteurs d’activités. Les employés sous contrat d’apprentissage ou de professionnalisation sont concernés.

Il doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption liée à un congé maternité, parental, d’adoption, congé sabbatique, mandat syndical, arrêt maladie de plus de 6 mois, mobilité volontaire, etc

L’entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail effectif, au sein des locaux de l’entreprise. Le manager ou le responsable des ressources humaines peut conduire l’entretien dans les grandes entreprises et le dirigeant dans les Très Petites Entreprises (TPE). Le contenu spécifique de l’entretien peut être défini par la convention d’entreprise ou simplement par l’employeur, en fonction des orientations stratégiques.

L’entretien professionnel obligatoire est un droit pour le salarié qui résulte d’un accord interprofessionnel du 5 décembre 2003. Il relève de la responsabilité de l’entreprise, mais le salarié peut tout à fait en faire la demande.

Un moment privilégié pour le salarié, comme pour l’employeur

L’entretien professionnel est certes une obligation légale, mais aussi un moment privilégié pour préparer l’avenir professionnel du salarié, puisqu’il est centré sur ses aspirations professionnelles. Ce qui lui permet de :

• ●faire un état des lieux de son parcours professionnel
• ●s’informer sur la stratégie d’entreprise et son impact sur son travail
• ●s’informer sur ses possibilités d’évolution de carrière
• ● identifier et partager ses souhaits professionnels
• ●faire une mise au point sur les besoins de formation
• ●demander un bilan de compétences
• ●clarifier et entretenir sa motivation
• ●mieux se positionner dans l’entreprise

Pour l’employeur, ce rendez-vous est un outil de gestion des ressources humaines lui permettant d’analyser les compétences humaines de l’entreprise afin d’en optimiser les manques et de favoriser la complémentarité des talents. Il est utile pour :

• ●identifier les compétences en interne
• ●fidéliser et faire évoluer les membres de l’entreprise
• ●communiquer sur la stratégie d’entreprise
• ● mettre en place un plan de développement des compétences, en fonction des besoins de l’entreprise
• ●formaliser un plan de formation
• ●impliquer le salarié dans la construction de son parcours professionnel
• ●maintenir la motivation de ses salariés

L’employeur est tenu d’informer son salarié sur la Validation des Acquis de l’Expérience professionnelle (VAE), ainsi que sur l’activation de son Compte Personnel de Formation (CPF) et de ses possibilités de financement.

Une situation exceptionnelle liée à la crise du Covid

En raison de la crise sanitaire, et suite à un premier report de l’entretien professionnel obligatoire, les entreprises bénéficient d’un nouveau report jusqu’au 30 septembre 2021. L’employeur a donc jusqu’à cette date pour réaliser les entretiens individuels professionnels (au bout de 2 ans et de 4 ans, sauf en cas d’accord collectif prévoyant d’autres durées), sans encourir de sanctions.

Les sanctions encourues en cas de non-respect de l’entretien professionnel obligatoire

Créé par loi du 5 mars 2014 relative à la réforme de la formation professionnelle, des sanctions sont désormais prévues à l’encontre des entreprises ne respectant pas l’entretien professionnel obligatoire.

S’il ne met pas en place cet entretien et si le salarié n’a pas bénéficié d’entretien professionnel durant ses six dernières années de travail, ni d’au moins une action de formation, l’employeur d’une entreprise de plus de 50 salariés doit abonder le CPF du salarié de 3 000 euros. La loi ne prévoit pas d’abondement du compte personnel de formation à titre correctif pour les entreprises de moins de 50 salariés, mais des sanctions restent possibles, avec d’éventuels dommages et intérêts pour le salarié.

Pour le salarié, l’entretien professionnel obligatoire est une obligation liée à l’exécution de son contrat de travail, mais il est en droit de refuser l’entretien. Si ce refus est réitéré, son supérieur hiérarchique doit en prendre acte et il peut établir une sanction disciplinaire.

En tant qu’employeur, il est obligatoire d’informer le salarié de cet entretien et de ses conditions, lors de son embauche. Il est également important de rédiger un document de compte-rendu d’entretien, en remettant une copie à l’employé afin de répondre à l’exigence de traçabilité et de suivi.

Pour aller plus loin

Il est important de dissocier l’entretien annuel d’évaluation qui a pour fonction de faire le point sur les aptitudes et les performances du salarié dans l’atteinte de ses objectifs, court-termiste, de l’entretien professionnel dans lequel on parle plutôt des ambitions, souhaits, élans et aspirations du salarié, sur le long-terme.
Ces deux entretiens bien distincts peuvent cependant être effectués la même année puisqu’ils sont en continuité.

Chez Consilio Formations, nous vous proposons des formations dans le but de faciliter la mise en pratique de ce type de réglementation.

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