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2 décembre 2021

La gestion, le reporting et la communication, des outils clés pour une bonne coordination professionnelle


Les missions de gestion liées à la vie matérielle ou sociale de l’entreprise sont essentielles à sa pérennité. En tant que support manager ou assistant(e) de direction, vous avez besoin d’obtenir une vision globale et complète des résultats de l’entreprise et les communiquer de manière claire, concise et compréhensible à tous. 

Pour cela, il existe des outils de pilotage et reporting, permettant d’analyser les informations et de leur donner de la visibilité en interne. Mais qu’est-ce qu’un reporting exactement et quels sont ses avantages ? Comment concevoir des outils de pilotage efficaces ? Et enfin, de quelle manière réussir sa communication professionnelle ? On vous dit tout, dans cet article. 

Qu’est-ce qu’un reporting et quels sont ses avantages ?

Le reporting est un outil de communication institutionnelle pour matérialiser des données de manière claire, pouvant être par la suite analysées et exploitées. Après avoir été collectées et triées, les données sont mises en forme, afin d’obtenir une vision et une compréhension synthétique des indicateurs propres à une entreprise. 

Aussi appelé rapport d’activité, il rend compte des indicateurs de performance de l’entreprise. Le reporting est ainsi un outil indispensable de compréhension et de vision globale, mais aussi une aide à la prise de décision, en facilitant les orientations managériales. 

En fonction du destinataire et de l’objectif visé, ce compte-rendu aura différentes utilisations. Il peut être utilisé par un manager dans le but d’évaluer les performances de son équipe, de justifier ses décisions et de motiver ses salariés. Le reporting pourra aussi permettre aux dirigeants d’affiner leur stratégie d’entreprise. Il peut aussi être un outil de présentation des statistiques d’une entreprise à destination des actionnaires, afin qu’ils acquièrent une vision globale de l’activité de l’entreprise. 

Le reporting est un outil utilisé dans de nombreux domaines professionnels, comme la communication (reporting de communication), le commerce (reporting commercial), la finance (reporting financier).

Concevoir des outils de pilotage efficaces

 

Planifier, diriger et coordonner les différents services d’une entreprise sont des tâches qui peuvent être facilitées par l’utilisation d’outils de pilotage et de reporting.

Pour concevoir un reporting efficace, il est essentiel, en amont, de se concentrer sur le fond en collectant et analysant des données. Ces chiffres peuvent être : les recettes et dépenses d’une entreprise, le nombre de produits vendus, les effectifs d’une entreprise, le trafic d’un site internet, etc. 

La collecte et l’analyse de données peuvent se faire sur une période donnée. La temporalité est une mesure importante à prendre en compte, afin de mesurer les évolutions et l’impact des décisions prises. 

Au niveau de la forme, un reporting attractif et attrayant peut aider à mieux mémoriser et comprendre le contenu exposé. Il est ainsi judicieux d’utiliser un joli design, des couleurs afin de mettre en avant certaines informations, des graphiques pour illustrer les données et les rendre plus lisibles (diagrammes en bâtons, camemberts, diagramme circulaire, nuage de points, etc), d’ajouter des visuels pour le côté esthétique. 

Des outils ou logiciels de mise en forme de reporting pourront vous aider à transformer vos chiffres en informations attrayantes. En voici quelques-uns : Excel ou Powerpoint, Report et Google date, des logiciels open source et gratuit ou encore des outils payants. 

L’essentiel dans la conception d’un outil de pilotage est de ne pas en faire trop, de se concentrer sur l’essentiel, afin d’obtenir un condensé d’informations nécessaire à une prise de décision. 

 

Comment déployer sa communication sur les médias sociaux ?Réussir sa communication orale et écrite

 

Savoir présenter son travail est un signe de communication professionnel et la manière dont on transmet une information est une des principales sources des résultats obtenus. 

En effet, lorsque l’on présente un outil de pilotage comme le reporting par exemple, on fait appel de manière consciente ou non, à la communication interpersonnelle. Cette communication désigne tout ce qui se passe lorsque des individus entrent en interaction et utilisent des processus cognitifs et affectifs. Lors de cet échange, différents facteurs entrent alors en jeu : l’émetteur du message, le récepteur, le message, le canal de transmission, le support de transmission, mais aussi le contexte et l’environnement. 

Dans le monde professionnel, les moyens de communication sont aujourd’hui variés : échange d’e-mail, de message, appel téléphonique, visioconférence, réseau social, site et application de gestion de projet et bien-sûr entretien physique. 

La communication interpersonnelle est un univers complexe dans lequel se jouent systématiquement des enjeux de rôle, d’identité et d’influence. Quand on a pris conscience de tout cela, il est plus facile de préparer, réaliser et optimiser sa communication. Des outils pratiques nous permettent également de communiquer de façon adéquate. 

Pour exprimer son message le plus clairement possible et parvenir à une bonne compréhension mutuelle, il est important d’adapter sa communication en fonction de son interlocuteur. Un échange avec son client ou fournisseur ne sera pas le même qu’avec un salarié de son entreprise, le ton sera plus convivial ou commercial et formel. Aussi, il existe

autant de publics que de techniques de communication différentes. Le mode de communication a un impact fort et rapide au sein des relations professionnelles, à l’écrit comme à l’oral. 

A l’écrit, le message doit être clair et inclure l’essentiel pour être compris. Maintenir l’attention de son lecteur en utilisant un plan clair, des titres explicites et une logique et se concentrer sur le message principal à transmettre est primordial. On privilégiera aussi les phrases courtes, les mots simples et un texte aéré. 

Pour une communication orale réussie, il ne faut pas hésiter à se préparer en amont à l’écrit et à travailler toute sa communication non-verbale (sa voix, ses gestes, sa posture). Un savoir-vivre minimum et le respect des codes sociaux et formules de politesses sont également de mise. 

“La communication consiste à comprendre celui qui écoute” 

– Jean-Pierre Abraham, écrivain français 

Réussir sa communication professionnelle permet d’améliorer ses relations humaines et de faire preuve d’efficacité au travail, mais aussi d’être reconnu à sa juste valeur. Pour cela, il est essentiel de développer des qualités comme l’empathie, la clarté, la sérénité et même l’autorité. 

 

Nos formations chez Consilio

 

Chez Consilio, nous vous proposons des formations afin de renforcer vos compétences en gestion administrative, sociale et comptabilité, adaptées au personnel administratif d’une structure. 

Au programme de la première formation : collecte et analyse de données, conception d’outil de pilotage et présentation des informations. Grâce à la seconde formation, vous serez initié à la technique de communication interpersonnelle, apprendrez à utiliser des techniques de communication professionnelle et à traiter l’information avec efficacité. 

Ces formations courtes vous permettront d’améliorer votre communication écrite et orale dans le cadre de votre fonction ou de vous aider à créer et utiliser des outils de pilotage administratif et de reporting. Découvrez-les vite !